Предлагаем вашему вниманию интервью начальника архивного отдела Приозерской районной администрации Любови Кругликовой.
– Любовь Николаевна, востребованы ли сегодня документы, хранящиеся в фондах архивного отдела администрации МО Приозерский муниципальный район и с какой целью граждане обращаются в архив?
– Всего в фондах архива хранится около 45 тысяч дел управленческой документации и по личному составу. О востребованности архивных документов свидетельствуют такие цифры: в 2014 году по архивным документам было исполнено свыше 2600 запросов тематического и социально-правового характера. Что касается обращения граждан, то надо отметить, что по-прежнему значительная доля связана с необходимостью подтверждения сведений о праве собственности на объекты недвижимого имущества (дома, квартиры, земельные участки) и с истребованием архивных справок о трудовой деятельности для назначения пенсий, пособий и других социальных выплат.
– Могут ли граждане получить необходимую архивную информацию, не приходя лично в архивный отдел?
– Да, конечно, запрос заявителем может быть направлен в архивный отдел письмом, а также электронной почтой. Кроме того, сведения о трудовом стаже и заработной плате граждан для назначения пенсий и иных социальных выплат могут быть предоставлены по запросу Управления Пенсионного фонда, куда гражданин обращается за назначением пенсии. Для этого организовано информационное взаимодействие с Управлением Пенсионного фонда по предоставлению архивной информации по защищенному каналу передачи данных в электронном виде.
С декабря 2013 года у заявителей также появилась возможность запросить архивную справку через Приозерский многофункциональный центр, а с января 2015 года – заполнить и направить электронный запрос в архивный отдел на портале государственных и муниципальных услуг Ленинградской области. Это касается подтверждения сведений о трудовом стаже, заработной плате, о работе во вредных условиях, о несчастных случаях на производстве, о работе в колхозах, о присвоении звания, награждении, о прохождении обучения, образовании, о переименовании, реорганизации, ликвидации предприятия, о пребывании в детских учреждениях интернатного типа, об опекунстве, попечительстве, усыновлении (удочерении).
Также в рамках межведомственного взаимодействия запрос о предоставлении архивных документов может быть направлен в архивный отдел Приозерским отделом Управления федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестра), куда гражданин обращается с целью регистрации прав на недвижимое имущество.
– Какой временной период охватывают наиболее востребованные архивные документы, хранящиеся в архивном отделе, и куда еще может обратиться гражданин за подтверждением нужных сведений?
– Наиболее востребованными являются документы, необходимые для подтверждения сведений по решениям и постановлениям и решениям органов государственной власти и местного самоуправления. При составлении запроса заявителю следует обратить внимание на то, что непосредственно в архивном отделе хранятся решения исполнительного комитета Приозерского городского Совета, сельских и Кузнеченского поселкового Совета народных депутатов за 1981-1991 годы, постановления администрации Приозерского района за 1992-1997 годы, администрации МО Приозерский район за 1998-2005 годы, администраций сельских волостей за 1992-2005 годы. Документы же за более ранний период находятся в Ленинградском областном архиве в г. Выборге, ул. Штурм, д. 1, за более поздний период – в действующих органах местного самоуправления.
Поступившие на хранение документы о трудовой деятельности граждан (заработной плате, трудовом стаже) ликвидированных организаций охватывают период с 1944 по 2013 годы. В случае, если организация не ликвидирована, то за подтверждением архивных сведений гражданину надо обращаться непосредственно в организацию, где он трудился.
– От чего зависит возможность получения гражданином исчерпывающей архивной информации, необходимой для подтверждения законных прав и интересов?
– Всем гражданам, кто в конкретной ситуации сталкивался с необходимостью истребования архивной справки для подтверждения сведений о своей трудовой деятельности, оформления прав на имущество и землю, хорошо известно, насколько важно, чтобы документ был технически и юридически грамотно составлен и оформлен и не был утрачен. Досадно, когда элементарная делопроизводственная, а порой и грамматическая ошибка, например, в написании фамилии, неполное или небрежное оформление реквизитов документа (неразборчиво указана дата, отсутствуют подписи в документе, имеются неоговоренные исправления и т. д.), становится для человека препятствием для подтверждения своих законных прав и интересов и вынуждает его для установления истины обратиться в суд. Чтобы исключить подобные ситуации, важно повысить качество оформления документов и их хранения в учреждении. Как показывает практика, качество оформления документов зависит от компетентности и ответственности специалистов на местах, их внимательности, аккуратности, грамотности, словом, от так называемого человеческого фактора. Деятельность секретаря, делопроизводителя, кадровика или любого другого специалиста, в чьи обязанности входят подготовка, оформление и хранение документов, всегда остается за кадром, она непублична, но ее результат напрямую может затронуть интересы граждан в определенной жизненной ситуации, возможно, через десятилетия, в особенности тогда, когда человеку понадобятся документы для подтверждения права на землепользование, домовладение, пенсионное обеспечение.
– С кем архив сотрудничает, на кого опирается в своей работе?
– Сегодня в администрациях сельских поселений трудятся специалисты с многолетним опытом работы: В. Романова (Севастьяновское СП), О. Горюнова, (Громовское СП), Н. Романенко (Раздольевское СП), И. Комчатина (Мельниковское СП), И. Торопова (Петровское СП), И. Богданова (Сосновское СП), О. Трепагина (Ромашкинское СП), Л. Федягина (Запорожское СП), Е. Пережогина (Ларионовское СП). Обеспечивая делопроизводство администрации и сохранность архивных документов до передачи на хранение в архивный отдел, они создают благоприятные условия для дальнейшего использования архивных документов юридическими и физическими лицами, информационного обслуживания деятельности органов местного самоуправления.
По результатам деятельности за 2014 год также хочу отметить ответственных за архив организаций: Н. Румянцеву (Мичуринский аграрный техникум), О. Авласавичене (ЗАО «ПХ «Первомайское»), М. Соколову (ЗАО «ПЗ «Раздолье»), Г. Хохлову (ЗАО «ПЗ «Красноармейский»).
Хочется сказать слова благодарности всем работникам организаций, предприятий и учреждений Приозерского района, отвечающих за работу с архивными документами. Ведь от их добросовестной работы зависят качество и полнота формирования архивных дел, что в дальнейшем будет способствовать не только сохранению важных исторических сведений, но и возможности в случае необходимости получения гражданином сведений социально-правового характера, необходимых для защиты законных прав и интересов.
Беседовала
Л. Кириллова