Этот насущный вопрос рано или поздно встает перед делопроизводственными службами любой организации, ведь в процессе деятельности появляется множество документов, значение и практическая ценность которых различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою ценность.
Для определения сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, при подготовке номенклатурных дел, начиная с 2011 года, необходимо руководствоваться новым номенклатурным документом – «Перечнем типовых и управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом № 558 Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года. Этот документ является обязательным для применения во всех органах правления и организациях Российской Федерации независимо от их статуса и форм собственности.
Надо отметить, что в новом перечне достаточно серьезно расширен состав документов в разделах «Организация системы управления» (особенно правового и документационного обеспечения управления), «Учет и отчетность», «Информационное обеспечение», «Трудовые отношения», «Административно-хозяйственные вопросы». В указанные разделы внесены документы, соответствующие требованиям современного законодательства России.
Перечень устанавливает сроки хранения документов, отражающих распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности, осуществления экономических, научно-технических, культурных связей организаций, организации труда, работы с кадрами; материально-технического обеспечения, организации хранения имущественно-материальных ценностей, по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, а также социально-бытовым вопросам; организации деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций.
Следует обратить внимание, что для документов государственных органов и органов местного самоуправления, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, в основном устанавливается срок хранения «постоянно».
Самостоятельным коммерческим организациям, не являющимися источником комплектования государственных и муниципальных архивов, надо учитывать сроки хранения наиболее значимых документов, образовавшихся в их деятельности с учетом всех особенностей их применения, оговоренных в примечаниях Перечня.
В примечаниях не только комментируются и уточняются сроки хранения документов, но в ряде случаев уточняется место хранения тех из них, которые имеют длительный (постоянный) срок хранения, и условия, при которых исчисляется срок хранения.
Для некоторых видов и категорий документов постоянного срока хранения перечень конкретизирует сроки и ответственность за обеспечение сохранности. Например, подстрочным примечанием (с одной «звездочкой») дано уточнение срока – «не менее 10 лет хранения в организации», после истечения которого организация может передать эти категории документов постоянного срока хранения в государственный или муниципальный архив по договору. В течение установленных 10 лет организация обязана предоставлять документы контролирующим и регулирующим органам самостоятельно.
Для документов правоустанавливающего характера (уставных, определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здания, земельные участки и т. д. в Перечне закреплен еще и вид примечания, в котором для этих категорий документов устанавливается срок хранения «постоянно», но «до ликвидации организации».
Для удобства пользования к Перечню составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания с ссылками на номера соответствующих статей Перечня. Важно отметить, что исчисление сроков хранения документов, указанных в Перечне, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Л. КРУГЛИКОВА,
начальник архивного отдела
23 августа 2011 № 95 (11217)